Hysbysiad Preifatrwydd Llawn

Senedd Ieuenctid Cymru: Hysbysiad Preifatrwydd Llawn

 

Mae'r hysbysiad hwn yn nodi sut y caiff gwybodaeth bersonol ei chasglu a'i defnyddio gan Senedd Ieuenctid Cymru.

 

Yn yr hysbysiad hwn, mae ni yn cyfeirio at Senedd Ieuenctid Cymru.  Fodd bynnag, nid yw Senedd Ieuenctid Cymru (SIC) yn endid cyfreithiol drwy ei hawl ei hun.  Mae'n cynnwys chwe deg o aelodau unigol (ASICau), sydd naill ai wedi cael eu hethol gan bobl ifanc yn rhanbarthol neu wedi cael eu hethol gan bobl ifanc o sefydliadau partner, ac mae'n cael ei rhedeg a'i rheoli gan Gomisiwn y Senedd (y Comisiwn).

Yn gyffredinol, y Comisiwn sy'n gyfrifol am eich gwybodaeth bersonol.  Mewn rhai amgylchiadau, mae'r Comisiwn ac ASICau unigol yn gyfrifol.

Darllenwch yr hysbysiad hwn yn ofalus i ddeall sut y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol.  Os oes gennych unrhyw gwestiynau neu ymholiadau ynglŷn â'r hysbysiad hwn, cysylltwch â Swyddog Diogelu Data’r Comisiwn yn:

Swyddog Diogelu Data, Senedd Cymru, Tŷ Hywel, Bae Caerdydd, Caerdydd, CF99 1SN neu Data.Diogelu@senedd.cymru

 

Mae'r hysbysiad hwn yn esbonio:

1. Gwybodaeth bersonol y gallwn ei chasglu amdanoch chi.
2. Ein sail gyfreithiol i gasglu, dal a defnyddio eich gwybodaeth bersonol.
3. Eich hawliau.
4. Diogelwch a rhannu gwybodaeth bersonol.

Sylwer fod yr hysbysiad hwn yn berthnasol i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol gan SIC yn unig.  Mae ein gwefan yn cynnwys dolenni i wefannau sefydliadau eraill nad ydym yn gyfrifol amdanynt.  Rydym yn eich annog i ddarllen polisïau preifatrwydd gwefannau eraill yr ydych yn ymweld â hwy.

 

1. Gwybodaeth bersonol y gallwn ei chasglu amdanoch chi

 

Fel rhan o'n gwaith, efallai y byddwn yn casglu gwybodaeth bersonol amdanoch chi mewn amrywiaeth o senarios gwahanol.  Trafodir y rhain yn fanylach isod.

 

A. Cymryd rhan mewn etholiadau i Senedd Ieuenctid Cymru

Os oes gennych ddiddordeb mewn cofrestru i bleidleisio mewn etholiadau i SIC, cewch eich cyfeirio at dudalen gofrestru yn fuan cyn etholiad. Byddwn yn gofyn am eich enw, cyfeiriad e-bost, cod post a dyddiad geni. 

Bydd eich gwybodaeth yn cael ei chadw nes eich bod yn peidio â bod yn gymwys mwyach i bleidleisio yn etholiadau SIC, neu os byddwch chi'n cysylltu â ni i ddweud wrthym nad ydych am fod ar y gofrestr pleidleisio mwyach. Ar ddiwedd pob un o dymhorau SIC, byddwn yn adolygu'r rhestr o bobl ifanc ar y gofrestr, ac yn dileu'r rhai a fydd yn rhy hen i bleidleisio yn etholiad nesaf SIC.

Os hoffech sefyll mewn etholiad i fod yn ASIC, rhaid ichi roi eich enw a'ch cyfeiriad, cyfeiriad e-bost, dyddiad geni, a chwblhau ffurflen cydraddoldeb. Bydd angen i chi hefyd ddarparu bywgraffiad byr amdanoch chi eich hun. 

Bydd eich manylion yn cael eu cadw tan ddiwedd y tymor SIC yr ydych yn sefyll mewn etholiad ar ei gyfer.  Os yw ASIC yn penderfynu nad ydynt am gymryd rhan mwyach, neu os cawsant eu diswyddo, byddwn yn cysylltu â'r ymgeisydd a ddaeth yn ail i gynnig y rôl iddynt. Gall ymgeiswyr nad ydynt yn dymuno cael eu hystyried yn ymgeisydd mwyach ar ôl yr etholiad gysylltu â ni i roi gwybod i ni a byddwn yn dileu eich gwybodaeth.

Rheolir proses yr etholiad ar ein rhan gan gwmni o'r enw Mi-Voice. Mae manylion sy’n egluro sut y bydd Mi-Voice yn defnyddio ac yn diogelu eich gwybodaeth ar gael yn https://www.mi-voice.com/privacy-policy .  Mae copi llawn o'r hysbysiad preifatrwydd cofrestru ar gael ar y wefan gofrestru.

 

B. Cymryd rhan yn nigwyddiadau SIC

Os byddwch chi'n cadw lle i fod yn bresennol mewn digwyddiadau a drefnir gennym ni, byddwn yn casglu eich gwybodaeth gyswllt ac unrhyw wybodaeth ynglŷn â'ch gofynion hygyrchedd. Rydym yn cadw'r wybodaeth hon nes bydd gwaith gweinyddol y digwyddiad wedi gorffen. Rydym yn aml yn casglu cynnwys digidol yn y digwyddiadau hyn – gweler yr adran isod i gael rhagor o wybodaeth sy’n egluro sut y caiff yr wybodaeth hon ei defnyddio.

Weithiau rydym yn rheoli’r broses o gadw lle mewn digwyddiadau drwy ddefnyddio cwmni o’r enw EventBrite. Mae manylion sy’n egluro sut y bydd EventBrite yn defnyddio eich gwybodaeth ar gael ar eu gwefan.

• I gael manylion ynghylch diogelwch EventBrite ewch at: https://www.eventbrite.co.uk/security/
• I gael manylion am bolisi preifatrwydd EventBrite:
  https://www.eventbrite.co.uk/support/articles/en_US/Troubleshooting/eventbrite-privacy-policy?lg=en_GB
• I gael manylion ynghylch hysbysiad Tarian Breifatrwydd UE-UDA EventBrite: https://www.eventbrite.co.uk/support/articles/en_US/Troubleshooting/eu-us-privacy-shield-notice?lg=en_GB

 

C. Tanysgrifio i’n Cylchlythyrau

Gallwch danysgrifio i'n cylchlythyrau ar-lein neu yn bersonol trwy fynd i wahanol weithgareddau a gaiff eu trefnu gennym.  Defnyddiwn gwmni o'r enw MailChimp i wneud hyn.  Pan fyddwch yn tanysgrifio yn bersonol gan adael eich manylion cyswllt ar gardiau post, bydd y Comisiwn yn ychwanegu eich manylion at y rhestr ohebu berthnasol ar gyfer y cylchlythyr, ac anfonir e-bost atoch yn cadarnhau hyn.

Caiff yr wybodaeth hon ei chadw nes eich bod yn datdanysgrifio, a gallwch gysylltu â ni ar unrhyw adeg i dynnu eich enw oddi ar y rhestrau dosbarthu hyn, a rhestrau gohebu cylchlythyrau.

• I gael manylion am ddiogelwch MailChimp: https://mailchimp.com/about/security/
• I gael manylion am bolisi preifatrwydd MailChimp: https://mailchimp.com/legal/privacy/
• I gael manylion ynghylch hysbysiad Tarian Breifatrwydd UE-UDA MailChimp: https://kb.mailchimp.com/accounts/management/about-mailchimp-the-eu-swiss-privacy-shield-and-the-gdpr

 

Ch. Cwblhau ein harolygon

Ar gyfer ein harolygon ar-lein rydym yn defnyddio Microsoft Forms. Rydym ni'n gwneud hyn i gael adborth ar ein gweithgareddau, neu am ein bod ni am gael eich barn am wahanol faterion.

Bydd staff y Comisiwn yn gweld yr ymatebion i’r arolygon a’u defnyddio i lunio adroddiad cryno a all gael ei rannu ag eraill, megis ASICau, Aelodau o’r Senedd a sefydliadau partner allanol perthnasol.

Defnyddir canlyniadau'r arolwg hwn i lunio adroddiadau ac argymhellion a fydd yn cael eu trafod gan Aelodau Senedd Ieuenctid Cymru, a'u rhannu, lle bo’n berthnasol, ag Aelodau o’r Senedd, Pwyllgorau'r Senedd, a Gweinidogion Llywodraeth Cymru.

Gall dyfyniadau o gyfraniadau i'r arolwg hwn hefyd ymddangos mewn deunyddiau a fydd ar gael yn gyhoeddus ar wefannau Comisiwn y Senedd (gan gynnwys gwefan Senedd Ieuenctid Cymru) ac mewn print, a byddant yn cael eu hyrwyddo ar draws sianeli cyfryngau Cymdeithasol Comisiwn y Senedd (gan gynnwys sianeli Senedd Ieuenctid Cymru). Bydd y wybodaeth hon yn parhau'n gyhoeddus am gyfnod amhenodol.

Byddwn yn sicrhau nad yw unrhyw ddeunydd a rennir ag ASICau, Aelodau o’r Senedd neu drydydd partïon eraill, na deunyddiau sydd ar gael yn gyhoeddus, gan gynnwys yr adroddiad, yn cynnwys unrhyw beth a fydd yn datgelu pwy wyt ti.

Bydd ymatebion i arolygon yn cael eu dileu 12 mis ar ôl dyddiad cau yr arolwg. Fodd bynnag, mae'n bosib y bydd rheswm i gadw’r ymateb am gyfnod hirach ar system TGCh ddiogel y Senedd nes y bydd unrhyw broses adrodd ar ôl hynny wedi cael ei gwblhau. Ni fyddwn yn cadw atebion i unrhyw arolwg yn hirach na diwedd tymor presennol SIC (a fydd yn dod i ben ym mis Mawrth 2024).

Os byddi di’n llenwi fersiwn copi caled, sylwer y bydd dy atebion yn cael eu cynnwys yn ein harolwg trwy Forms.

Ceir manylion am sut mae Microsoft yn defnyddio'r wybodaeth sydd ar gael ar eu gwefan. Ceir manylion am bolisi preifatrwydd Micorosoft: https://privacy.microsoft.com/en-gb/privacystatement

 

D. Fforymau ar-lein

Rydym yn defnyddio platfformau trydydd parti Loomio a Dialogue (sy'n eiddo i gwmni o’r enw Delib) i hwyluso sgyrsiau ar-lein am wahanol faterion yr ydym yn ymchwilio iddynt er mwyn i chi allu rhoi adborth ar rai materion.

Gan ddibynnu ar natur y prosiect a phwy rydym am gael ymateb ganddynt, gall y fforymau hyn gael eu rhedeg yn breifat neu'n gyhoeddus, a gallwn ddewis cymedroli ymatebion cyn iddynt ymddangos ar y wefan.  Byddwn yn dweud wrthych os yw fforwm ar-lein yn cael ei redeg yn agored, ac a oes cymedroli'n digwydd ar gyfer pob prosiect.

Os byddwch yn ymateb i fforymau ar-lein sy'n cael eu rhedeg yn agored, bydd yr ymatebion i'w gweld yn gyhoeddus. Gall unrhyw un gymryd rhan mewn fforymau ar-lein agored (unwaith y maent wedi cofrestru trwy greu enw defnyddiwr ac wedi darparu cyfeiriad e-bost).  Bydd unrhyw un yn gallu gweld eich cyfraniadau mewn fforymau ar-lein agored, pa un a ydynt wedi cofrestru ar y safle ai peidio.

Wrth ymateb i fforwm caeedig, dim ond pobl eraill sydd wedi eu gwahodd i gymryd rhan all weld eich cyfraniad a chymryd rhan.

Efallai y byddwn yn defnyddio'r wybodaeth a roddir gennych i lunio adroddiad cryno yn amlinellu'r prif themâu, ac fe rennir hwn gydag ASICau, Aelodau o'r Senedd a staff y Comisiwn, a chaiff ei gyhoeddi ar ein gwefan a'i hyrwyddo ar sianeli’r cyfryngau cymdeithasol, a bydd yn ymddangos mewn adroddiadau perthnasol. Efallai y byddwn hefyd yn ymateb i chi ac yn cyfathrebu gyda chi am eich syniadau, eich cwestiynau a'ch sylwadau.  Bydd yr wybodaeth hon yn parhau'n gyhoeddus am gyfnod amhenodol.

Bydd yr wybodaeth a gesglir yn cael ei thynnu o'r safleoedd hyn chwe mis ar ôl y dyddiad cau ar gyfer ymatebion.  Byddwn yn cadw manylion cyswllt y rhai sydd wedi cofrestru ar y wefan ar seilwaith TGCh y Senedd i ddarparu'r wybodaeth ddiweddaraf am y prosiect rydych wedi cymryd rhan ynddo, ac i dynnu eich sylw at gyfleoedd eraill i ymgysylltu â'r Comisiwn ar y pwnc y gwnaethoch ymgysylltu â ni arno ar yr achlysur hwn.  Gallwch ddatdanysgrifio ar unrhyw adeg.

Mae manylion sy’n egluro sut y bydd Loomio a Delib yn defnyddio eich gwybodaeth ar gael ar eu gwefannau.

• I gael manylion am ddiogelwch Loomio: https://loomio.gitbooks.io/manual/content/en/security_privacy.html
• I gael manylion am breifatrwydd Loomio: https://loomio.gitbooks.io/manual/content/en/privacy_policy.html
• I gael manylion am breifatrwydd a diogelwch Delib: https://www.delib.net/privacy?policy_version=v2

 

Dd. Ymgysylltu â ni ar y cyfryngau cymdeithasol

Yn ogystal â defnyddio’r cyfryngau cymdeithasol i roi gwybodaeth at ddibenion codi ymwybyddiaeth, rydym yn rhoi anogaeth ar gyfer rhyngweithiadau, yn enwedig y rhai y gellir eu bwydo i ymchwiliadau ac ymgyngoriadau a gynhelir gennym.  Pan fydd hyn yn digwydd, byddwn yn sicrhau ei bod yn glir y defnyddir eich sylwadau i fwydo i mewn i’r ymchwiliadau a’r ymgyngoriadau hyn.  Yn yr achosion hynny, gallai eich ymatebion i'n herthyglau ar y cyfryngau cymdeithasol (gan gynnwys eich enw) gael eu trosglwyddo i ASICau, staff y Comisiwn ac Aelodau o'r Senedd, a gallent ymddangos mewn adroddiadau a deunyddiau eraill a gyhoeddir ar wefan SIC, gwefan y Senedd a’i gyfrifon ar y cyfryngau cymdeithasol.

Gall cynnwys gwmpasu delweddau, fideos (byw ac o’r archif), ffeithluniau ac animeiddiadau.  Mae'r platfformau a ddefnyddiwn ar hyn o bryd yn cynnwys Facebook, Twitter, Instagram, YouTube, SnapChat, Wordpress a LinkedIn.  Mae gan bob un o'r platfformau unigol hyn hysbysiad preifatrwydd sy'n dweud wrthych sut y maent yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol.

Os ydych yn rhannu ein cynnwys trwy'r cyfryngau cymdeithasol, er enghraifft drwy ein hoffi ar Facebook, ein dilyn neu drydar amdanom ar Twitter, bydd y rhwydweithiau cymdeithasol hynny yn cofnodi eich bod wedi gwneud hynny a gallant osod cwci at y diben hwn.  Trwy ddefnyddio'r platfformau hynny rydych yn cytuno â'u telerau gwasanaeth.  Efallai y byddwch hefyd yn ymgysylltu'n uniongyrchol ag ASICau ar y cyfryngau cymdeithasol.

Er mwyn rheoli ein rhyngweithiadau ar y cyfryngau cymdeithasol rydym yn defnyddio'r darparwyr trydydd parti canlynol:

Hootsuite: Os byddwch yn anfon neges breifat neu uniongyrchol atom drwy'r cyfryngau cymdeithasol, bydd y neges yn cael ei storio gan Hootsuite am dri mis. Ni chaiff ei rhannu gydag unrhyw sefydliadau eraill.  I gael rhagor o wybodaeth, gweler Polisi Preifatrwydd Hootsuite sy’n egluro sut y mae'n prosesu eich data.

Orlo: Os byddwch yn anfon neges breifat neu uniongyrchol atom drwy'r cyfryngau cymdeithasol, bydd y neges yn cael ei storio gan Orlo. Ni chaiff ei rhannu gydag unrhyw sefydliadau eraill.

 

E. Defnyddio ein gwefan

Os byddwch yn cysylltu â ni drwy'r wefan at ddibenion cofrestru, tanysgrifiadau e-bost, a gweithgareddau ymgysylltu eraill, dim ond at y dibenion hynny y bydd eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio.

Mae ein gwefan hefyd yn defnyddio cwcis.  Darnau o ddata yw cwcis sy'n cael eu creu yn aml pan fyddwch yn defnyddio gwefan, a chânt eu storio yn y cyfeiriadur cwcis ar eich cyfrifiadur chi.  Gweler https://senedd.wales/cy/help/Pages/cookies.aspx am ragor o wybodaeth sy’n egluro sut a pham rydym ni'n defnyddio cwcis ar ein gwefan.

Mae ffeiliau log yn ein galluogi i gofnodi'r defnydd a wneir o'r wefan gan ymwelwyr.  Nid yw ffeiliau log yn cynnwys unrhyw wybodaeth bersonol na gwybodaeth am y gwefannau eraill rydych wedi ymweld â hwy.

 

F. Ffotograffau, ffilmio a chynnwys digidol

Rydym yn tynnu lluniau a fideos yn ystod digwyddiadau a gynhelir gennym, yn ystod gweithgareddau eraill sydd wedi’u bwriadu i gasglu barn pobl am wahanol faterion, ac i ddangos y gwaith a wnawn i ymgysylltu â'r cyhoedd.

Gallai delweddau a deunydd fideo gael eu defnyddio i hyrwyddo gwaith SIC a/neu Gynulliad Cenedlaethol Cymru ac i ymgysylltu â phobl Cymru.

Mae’r Comisiwn yn cyhoeddi delweddau a chynnwys fideo ar wefan Senedd Ieuenctid Cymru, ac ar sianeli’r cyfryngau cymdeithasol. Mae cynnwys yn ymddangos mewn deunyddiau argraffu, gallant gael eu dangos i ASICau, Aelodau o'r Senedd a staff y Comisiwn, ac maent yn cael eu rhannu gyda chysylltiadau'r cyfryngau.

Gellir cadw rhai delweddau a fideos (yn enwedig y rhai o werth hanesyddol a gwerth busnes parhaus) am gyfnod amhenodol a bydd cynnwys yr ydym yn ei gyhoeddi yn aros yn gyhoeddus.  Mae'r Senedd yn adolygu cynnwys digidol a gesglir yn rheolaidd, ac ni fydd yn cadw lluniau a fideos sy'n annhebygol o fod o unrhyw werth gweithredol yn y dyfodol.

Os byddwch yn bresennol mewn digwyddiad a drefnwyd gan y Comisiwn ac os nad ydych am ymddangos mewn unrhyw luniau neu fideos, neu os hoffech ofyn cwestiwn am sut y bydd eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio, siaradwch gydag aelod o staff y Comisiwn cyn, neu yn ystod y gweithgaredd, neu anfonwch e-bost atom yn cysylltu@senedd.cymru

Gall ASICau hefyd dynnu lluniau a fideos yn ystod eu gweithgareddau swyddogol, a’r tu allan i'r digwyddiadau hynny. Gall ASICau bostio'r delweddau hynny ar eu sianelau ar y cyfryngau cymdeithasol er mwyn hyrwyddo eu gweithgareddau ac ymgysylltu'n well â phobl ifanc yng Nghymru.  Os nad ydych am ymddangos mewn unrhyw luniau neu fideos, siaradwch gyda’r ASIC neu anfonwch e-bost atom yn cysylltu@senedd.cymru

Fel rhan o'u gwaith, efallai y bydd ASICau unigol yn gofyn am gael eich recordio’n sôn am faterion sensitif, fel eich rhywioldeb, eich daliadau crefyddol neu'ch profiad o gyflyrau iechyd, neu am gael tynnu lluniau ohonoch a all gynnwys gwybodaeth sensitif (er enghraifft, lluniau a dynnwyd ohonoch yn dal baneri neu sloganau sy'n dangos eich daliadau).  Dim ond os ydych chi'n fodlon i'ch gwybodaeth gael ei defnyddio yn unol â'r hysbysiad hwn y dylech gytuno â hyn.

Cedwir delweddau a dynnwyd gan ASICau ar ddyfeisiadau a ddiogelir â chyfrinair a byddant fel arfer yn cael eu cadw am ddim mwy nag wyth wythnos.

 

Ff. Cysylltu â'ch ASIC yn unigol

Yn ogystal â chysylltu â ni trwy ein gwefan, fforymau ar-lein ac arolygon, neu yn ein digwyddiadau, fe allwch chi gysylltu ag ASIC unigol i godi mater penodol, i roi eich barn neu’n syml i ddarganfod mwy am eu gweithgareddau. Rydym am glywed eich barn, ac yn eich annog i gysylltu â ni trwy ddefnyddio naill ai ein cyfeiriad e-bost yn helo@seneddieuenctid.cymru neu ein sianelau pwrpasol ar y cyfryngau cymdeithasol.

Sylwer, yn wahanol i Aelodau o’r Senedd neu ASau unigol, nid oes disgwyl i ASICau wneud 'gwaith achosion' yn rheolaidd ar ran unigolion.

Os ydych chi'n cysylltu ag ASIC unigol yn uniongyrchol, byddwch yn rhannu eich gwybodaeth bersonol (fel eich enw a'ch barn am fater) gyda nhw. Yr ASIC unigol, a gefnogir gan y Comisiwn, fydd yn gyfrifol am sicrhau bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei defnyddio at ddibenion eu rôl fel ASIC yn unig ac yn unol â'r hysbysiad preifatrwydd hwn. 

Bydd y Comisiwn yn rhoi arweiniad a chymorth manwl i bob ASIC i sicrhau bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei chasglu a'i defnyddio'n briodol.  Sicrhewch eich bod chi wedi darllen a deall sut y gellir defnyddio'ch gwybodaeth bersonol cyn rhannu eich gwybodaeth bersonol gydag ASICau unigol.  Os yw’n well gennych, gallwch gysylltu â ni trwy ein gwefan neu ein harolygon.  Os oes gennych unrhyw gwestiynau neu bryderon ynghylch yr hysbysiad hwn, cysylltwch â ni yn data.diogelu@senedd.cymru.

 

G. Cwynion yn erbyn Aelodau o Senedd Ieuenctid Cymru

Mae ein Polisi Cwynion a Phryder am Ymddygiad yn nodi sut mae’r Comisiwn yn ymdrin â phryderon am ymddygiad Aelodau o Senedd Ieuenctid Cymru a chwynion a wneir yn eu herbyn. Os hoffech wneud cwyn am Aelod o Senedd Ieuenctid cymru, gallwch gysylltu â Chomisiwn y Senedd drwy e-bost yn helo@seneddieuenctid.cymru, neu drwy ffonio 0300 200 6565.

Er mwyn symud y gŵyn neu’r pryder am ymddygiad ymlaen, bydd angen inni brosesu rhywfaint o’ch gwybodaeth bersonol. Bydd hyn yn cynnwys eich enw, manylion cyswllt, ac unrhyw ddeunyddiau a ddarperir gennych sy'n ymwneud â'r gŵyn ei hun. Byddwn hefyd yn prosesu unrhyw nodiadau ysgrifenedig neu electronig o gyfarfodydd, ac unrhyw ohebiaeth arall sy'n ymwneud â'r gŵyn ac unrhyw ohebiaeth sy'n manylu ar ganlyniad unrhyw ymchwiliad (a elwir yn “adroddiad canlyniadau”). Mae’n bosibl y bydd y rhain yn cynnwys eich data personol a byddant yn cael eu cadw, yn dibynnu ar ganlyniad ymchwiliad perthnasol, fel y nodir isod.

Os caiff y gŵyn neu’r pryder am ymddygiad ei ollwng, bydd yr adroddiad canlyniadau (a fydd, ynghyd â manylu ar ganlyniad unrhyw ymchwiliad, yn amlinellu manylion y broses a gynhaliwyd ac yn crynhoi gwybodaeth allweddol) yn cael ei gadw tan ar ôl etholiad canlynol Senedd Ieuenctid Cymru. Bydd yr holl ddeunydd arall a gesglir at ddibenion ystyried y gŵyn neu’r pryder am ymddygiad yn cael ei ddileu ar ôl i'r ymchwiliad ddod i ben ac i’r adroddiad canlyniad gael ei gyhoeddi.

Os yw’r ymchwiliad yn pennu bod angen camau datblygu a/neu sancsiynau ffurfiol (fel rhybudd ysgrifenedig neu ataliad), bydd yr adroddiad canlyniadau’n cael ei gadw tan ar ôl etholiad canlynol  Senedd Ieuenctid Cymru (oni bai yr ailetholir yr Aelod o Senedd Ieuenctid Cymru a oedd yn destun y gŵyn, gweler isod). Bydd yr holl ddeunydd arall a gesglir at ddibenion ystyried y gŵyn neu’r pryder am ymddygiad yn cael ei ddileu ar ddiwedd Tymor y Senedd Ieuenctid y derbyniwyd y gŵyn neu’r pryder am ymddygiad.

Os yw Aelod o Senedd Ieuenctid Cymru sydd wedi bod yn destun cŵyn neu bryder am ymddygiad sy’n arwain at gamau datblygu a/neu sancsiynau ffurfiol, ac yr ailetholir yr unigolyn dan sylw yn Aelod o Senedd Ieuenctid Cymru yn dilyn yr Etholiad Senedd Ieuenctid dilynol, bydd yr adroddiad canlyniadau o dymor cyfredol Senedd Ieuenctid Cymru yn cael ei gadw tan ddiwedd tymor nesaf Senedd Ieuenctid Cymru. Fel uchod, bydd yr holl ddeunydd arall a gesglir  at ddibenion ystyried y gŵyn neu’r pryder am ymddygiad yn cael ei ddileu ar ddiwedd Tymor y Senedd Ieuenctid y derbyniwyd y gŵyn neu’r pryder am ymddygiad.

Os yw’r ymchwiliad yn pennu y dylid diswyddo'r Aelod o Senedd Ieuenctid Cymru, bydd yr adroddiad canlyniadau’n cael ei gadw nes y bydd yr Aelod o Senedd Ieuencid Cymru wedi cyrraedd oedran sy'n golygu nad yw bellach yn gymwys i sefyll mewn Etholiad arall i Senedd Ieuenctid Cymru. Bydd yr holl ddeunydd arall a gesglir at ddibenion ystyried y gŵyn neu’r pryder am ymddygiad yn cael ei brosesu fel a ganlyn:

• Os na fydd yr Aelod o Senedd Ieuenctid Cymru yn arfer ei hawl i apelio, caiff y deunydd arall ei ddileu ar ôl i'r cyfnod o 14 diwrnod y gall yr Aelod o Senedd Ieuenctid Cymru arfer yr hawl hwn, ddod i ben;
• Os bydd yr Aelod o Senedd Ieuenctid Cymru yn arfer ei hawl i apelio a bod y diswyddiad yn cael ei gadarnhau, bydd y deunydd arall yn cael ei ddileu ar ôl i'r broses apelio ddod i ben;
• Os bydd yr Aelod o Senedd Ieuenctid Cymru yn arfer ei hawl i apelio a bod y diswyddiad yn cael ei wyrdroi, boed hynny drwy wrthod y gŵyn neu’r pryder am ymddygiad yn ei gyfanrwydd neu drwy roi cosb lai yn ei le, bydd y deunydd arall yn cael ei gadw neu ei ddileu yn ddibynnol ar ganlyniad yr apêl. Gweler uchod am y cyfnod cadw priodol.

Bydd mynediad at wybodaeth sy'n ymwneud â phryder neu gŵyn am ymddygiad, gan gynnwys data personol, o fewn y Comisiwn yn cael ei gyfyngu i'r staff hynny yn y Comisiwn sy'n angenrheidiol i symud y gŵyn ymlaen. Yn amodol ar natur y gŵyn neu’r pryder am ymddygiad, gall hyn gynnwys tîm Gweithrediadau Adnoddau Dynol y Comisiwn neu'r Rheolwr Iechyd, Diogelwch a Diogelu.

Fel arfer, bydd cwynion yn cael eu trin yn gyfrinachol oni bai ei bod yn angenrheidiol inni rannu data personol gyda thrydydd parti (gweler isod). Ni fydd y Comisiwn yn cyhoeddi’r canlyniadau. Defnyddir canlyniadau’n fewnol o fewn y Comisiwn i ystyried unrhyw gamau y gall fod eu hangen yn dilyn ein hymchwiliad.

Efallai y bydd achlysuron pan fydd angen rhannu gwybodaeth berthnasol, gan gynnwys data personol, gyda thrydydd parti. Gall hyn gynnwys yr heddlu neu asiantaethau amddiffyn plant, er enghraifft, yn enwedig pan fydd angen inni gynnwys y trydydd partïon hynny er mwyn ein cynorthwyo ag unrhyw ymchwiliad a gynhelir gennym ni, neu pan fo’n ofynnol inni rannu gwybodaeth â nhw fel y gallant gynnal eu hymchwiliad eu hunain, er enghraifft yn achos ymchwiliad troseddol. Efallai y bydd yn ofynnol i ni, yn ôl y gyfraith, rannu gwybodaeth benodol o bryd i’w gilydd.

Gall fod rhesymau lles, diogelu neu weithdrefnol hefyd sy’n golygu bod angen inni rannu data personol gyda thrydydd parti, er enghraifft lle mae perygl i ddiogelwch neu y bydd angen hysbysu partïon perthnasol yn ystod y broses. Gall partïon perthnasol gynnwys sefydliadau partner sy’n cefnogi Aelod(au) penodol o Senedd Ieuenctid Cymru, yn ogystal â’r rhiant(rhieni) / gwarcheidwad (gwarcheidiaid) perthnasol os yw’r Aelod o dan 18 oed ac unrhyw eiriolwr trydydd parti sy’n cefnogi’r Aelod o’r Senedd Ieuenctid drwy’r broses. Byddwn ond yn rhannu gwybodaeth bersonol sy’n angenrheidiol a lle mae gennym sail gyfreithlon dros wneud hynny.

 

2. Ein sail gyfreithiol i gasglu, dal a defnyddio eich gwybodaeth bersonol

Mae cyfraith diogelu data yn nodi gwahanol seiliau cyfreithiol cyfreithlon (neu 'amodau') sy'n caniatáu i ni gasglu, dal a defnyddio eich gwybodaeth bersonol, sef:

• Weithiau byddwn yn casglu a defnyddio eich gwybodaeth bersonol yn seiliedig ar eich cytundeb chi.  Gelwir hyn yn 'ganiatâd'.  Byddwn bob amser yn dweud wrthych os mai dyma’r sefyllfa ac yn gofyn i chi gytuno cyn i ni gasglu eich gwybodaeth.  Er enghraifft, os byddwch yn cofrestru ar gyfer ein cylchlythyr, byddwn yn gofyn ichi a ydych yn cytuno i gael diweddariadau a negeseuon marchnata am SIC a'n gweithgareddau.
• Lle rydym dan rwymedigaeth gyfreithiol sy'n ei gwneud yn ofynnol i ni brosesu eich gwybodaeth bersonol.  Enghraifft o hyn yw lle mae angen i ni gasglu gwybodaeth amdanoch chi pan fyddwch yn bresennol mewn digwyddiad, er mwyn sicrhau eich diogelwch.
• Lle rydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol i gyflawni ein swyddogaethau cyhoeddus.  Er nad yw SIC yn endid cyfreithiol, fe’i sefydlwyd i alluogi pobl ifanc yng Nghymru i gael eu clywed ac i roi profiad uniongyrchol i bobl ifanc o’r ffordd y mae gwleidyddiaeth yn gweithio.  Mae hyn yn rhan o swyddogaeth gyhoeddus y Comisiwn i gefnogi a hybu ymgysylltu democrataidd yng Nghymru. Bydd angen i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol er mwyn cyflawni'r swyddogaeth hon.  Enghraifft o hyn yw pan fyddwn yn casglu a defnyddio gwybodaeth bersonol er mwyn trefnu digwyddiadau i hyrwyddo SIC.
• Weithiau bydd angen inni gasglu a defnyddio eich gwybodaeth bersonol at ddibenion ein buddiannau dilys ni ein hunain.  Er mwyn ymgysylltu'n llawn â phobl ifanc yng Nghymru, mae angen i ni glywed gan bobl ifanc am y materion sydd o ddiddordeb iddynt, a chasglu gwybodaeth bersonol am unigolion.  Dim ond lle nad yw eich buddiannau neu eich hawliau neu ryddid sylfaenol chi’n bwysicach na’n buddiannau ni y byddwn yn casglu ac yn defnyddio eich gwybodaeth. Enghraifft o gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol er mwyn ein buddiannau dilys ni yw lle mae ASIC unigol yn casglu barn gan eu ffrindiau er mwyn codi mater neu bryder penodol.

Mae'r gyfraith diogelu data yn cydnabod rhai "categorïau arbennig" o wybodaeth bersonol.  Diffinnir y rhain fel gwybodaeth sy'n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig unigolyn, eu barn wleidyddol, daliadau crefyddol neu athronyddol, aelodaeth undeb llafur, gwybodaeth enetig, gwybodaeth fiometrig i adnabod unigolyn yn unigryw, gwybodaeth am iechyd, a gwybodaeth am fywyd rhywiol unigolyn neu eu cyfeiriadedd rhywiol. 

Ystyrir bod y categorïau arbennig hyn yn arbennig o sensitif ac felly nid ydym yn casglu gwybodaeth bersonol yn y categorïau hyn yn rheolaidd. Dim ond lle rydych chi wedi rhoi eich caniatâd penodol i ni neu lle y credwn ei bod yn angenrheidiol ac er budd y cyhoedd ein bod yn gwneud hynny y byddwn yn casglu ac yn defnyddio'r categorïau hyn o wybodaeth. Enghraifft o ddefnyddio'r math hwn o wybodaeth yw lle rydym wedi casglu gwybodaeth am unrhyw anabledd sydd gennych, er mwyn i ni eich helpu i gael mynediad at ein digwyddiadau.

 

3. Eich hawliau

 

Mae gennych nifer o hawliau mewn perthynas â'r wybodaeth sydd gennym amdanoch chi.  Mae'r hawliau sy'n berthnasol yn dibynnu ar y seiliau cyfreithiol yr ydym yn dibynnu arnynt i ddefnyddio eich data personol.  Ni fydd yr hawliau hynny yn berthnasol ym mhob achos, a byddwn yn cadarnhau a yw hynny'n wir ai peidio pan fyddwch yn gwneud cais.

I grynhoi, yr hawliau yw:

• Yr hawl i gael gwybod sut y defnyddir eich gwybodaeth bersonol.
• Yr hawl i gael mynediad at gopïau o'ch gwybodaeth bersonol.
• Yr hawl i gael cywiro eich gwybodaeth os yw’n anghywir.
• Yr hawl i gael dileu eich gwybodaeth bersonol.
• Yr hawl i gyfyngu ar ein defnydd o’ch gwybodaeth bersonol.
• Yr hawl i gludadwyedd data.
• Yr hawl i wrthwynebu'r defnydd o'ch gwybodaeth bersonol.

Ceir rhagor o fanylion am yr hawliau hyn ar wefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth sydd i’w gweld yma: https://ico.org.uk/

Os hoffech gyflwyno cais i ni i arfer unrhyw un o'r hawliau hyn, anfonwch e-bost atom yn Ceisiadau-gwybodaeth@senedd.cymru. Byddwn yn anelu at ymateb i chi o fewn mis ac ni fyddwn yn codi ffi am ymdrin â'ch cais.

Os ydych chi'n anfodlon ar y modd yr ydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, neu os ydych yn dymuno cwyno ynghylch sut yr ydym wedi trin cais, cysylltwch â'n Swyddog Diogelu Data a byddwn yn ceisio datrys unrhyw broblemau sydd gennych data.diogelu@senedd.cymru.

Mae gennych hefyd yr hawl i gwyno wrth Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, sef y corff rheoleiddio statudol ar gyfer cyfraith diogelu data. Mae manylion sy’n egluro sut i gwyno wrth Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth i’w cael yn https://ico.org.uk/concerns/

 

4. Diogelwch a rhannu gwybodaeth bersonol

 

Rydym yn cymryd diogelwch gwybodaeth bersonol o ddifrif ac rydym wedi rhoi mesurau ar waith i sicrhau bod eich gwybodaeth yn cael ei chadw'n ddiogel.

Fel a nodir yn yr hysbysiad hwn, efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth gydag eraill, gan gynnwys:

• ASICau.
• Aelodau o’r Senedd.
• Sefydliadau partner allanol fel Barnardo's.
• Ceisiadau trydydd parti e.e. sefydliadau cyfryngau, grwpiau buddiant, elusennau ac ati. 
• Darparwyr gwasanaeth megis Hootsuite.
• Ein cynghorwyr proffesiynol, ein harchwilwyr a’n hyswirwyr ein hunain.

Efallai y bydd angen i ni rannu eich gwybodaeth bersonol gyda phobl eraill hefyd am resymau cyfreithiol, fel y llysoedd ac asiantaethau gorfodi’r gyfraith.

Trydydd Parti

O bryd i bryd rydym yn cael ceisiadau gan trydydd parti megis sefydliadau cyfryngau, grwpiau buddiant, elusennau ac ati, i gysylltu â phobl sy'n cymryd rhan yng nghwaith SIC. Ni fyddwn yn rhannu eich manylion ag unrhyw drydydd parti oni bai eich bod wedi rhoi caniatâd i ni wneud hynny. Yn yr achosion hynny byddwn yn cysylltu â chi, yn rhoi gwybodaeth i chi am natur y cais trydydd parti, ac yn gofyn a ydych yn fodlon i ni rannu eich manylion cysywllt â nhw.

Gall ein darparwyr gwasanaethau storio eich gwybodaeth bersonol y tu allan i'r DU neu’r tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd (sy'n golygu gwledydd yn yr Undeb Ewropeaidd yn ogystal â Gwlad yr Iâ, Norwy a Liechtenstein).  Ar gyfer pob darparwr yr ydym yn ei benodi, rydym wedi rhoi mesurau ar waith i sicrhau bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei thrin yn ddiogel os caiff ei throsglwyddo y tu allan i'r Ardal Economaidd Ewropeaidd.  Byddwn yn asesu unrhyw gymwysiadau trydydd parti a ddefnyddiwn i sicrhau eu bod yn ateb y gofynion hyn.

Er mwyn ymgysylltu ag aelodau'r cyhoedd, byddwn hefyd yn defnyddio platfformau’r cyfryngau cymdeithasol a gwasanaethau cyfathrebu eraill, y mae rhai ohonynt wedi'u lleoli y tu allan i'r Ardal Economaidd Ewropeaidd.  Os byddwch chi'n rhannu gwybodaeth bersonol gyda ni, efallai y byddwn yn defnyddio'r gwasanaethau hyn i storio neu ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol.

Yn olaf, mae'r Comisiwn yn ddarostyngedig i ddeddfwriaeth mynediad at wybodaeth, gan gynnwys y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth.  Os byddwn yn cael cais o dan y ddeddfwriaeth hon, efallai y bydd angen i ni ddatgelu rhywfaint neu’r cyfan o'ch gwybodaeth bersonol.  Gall hyn gynnwys gwybodaeth a dynnwyd allan yn flaenorol gan y Comisiwn at ddibenion cyhoeddi.